Jak Novo-Pak zautomatyzował procesy kadrowe i wyeliminował dokumentację papierową w firmie produkcyjnej
O kliencie
Novo-Pak to polski ekspert w produkcji nowoczesnych opakowań z tworzyw sztucznych, specjalizujący się w rozwiązaniach dla branży kosmetycznej i chemii gospodarczej. Firma posiada własny, zaawansowany park maszynowy oraz narzędziownię w Całowaniu, co pozwala na pełną kontrolę nad procesem projektowania i wytwarzania – od koncepcji po gotowy produkt. Dowiedz się więcej o Novo-Pak.
Wyzwanie: "Wąskie gardło" w przepływie danych
Mimo nowoczesnej produkcji, procesy kadrowe Novo-Pak opierały się na tradycyjnych metodach, które nie nadążały za tempem rozwoju firmy:
Ręczne uzgadnianie godzin
Dane z rejestracji czasu pracy (RCP) wymagały żmudnej weryfikacji i ręcznego ujednolicania przez pracowników kadr.
Bariera papierowa
Tradycyjne listy obecności oraz papierowe wnioski urlopowe utrudniały sprawne zamykanie okresów rozliczeniowych.
Dostarczanie dokumentów
Fizyczne przekazywanie informacji o wynagrodzeniach (pasków płac) było procesem czasochłonnym i skomplikowanym logistycznie.
Potrzeba sprawnej komunikacji
Zespół potrzebował prostego sposobu na zgłaszania nieobecności i wyjaśniania wyjątków w czasie pracy bezpośrednio do przełożonych i działu kadr, bez konieczności nauki nowych programów.
Rozwiązanie: Asystent Datar HR
Wdrożyliśmy inteligentnego asystenta, który integruje się z tym, co firma już posiada (Outlook, SMS), eliminując potrzebę nauki nowych programów.
Automatyczne rozliczanie czasu pracy
Asystent ujednolica dane RCP, informacje z ZUS oraz wnioski od pracowników. Na tej podstawie precyzyjne oblicza czas pracy zgodnie z regulaminem Novo-Pak.
- Automatycznie łączy dane RCP, ZUS oraz wnioski pracowników.
- Rozlicza czas pracy zgodnie z regulaminem firmy — bez ręcznych korekt w arkuszach.
- Obliczanie pensji wymaga mniej wysiłku i przebiega sprawniej.
- Księgowość redukuje kumulację pracy po końcu miesiąca i bez trudu dowozi raportowanie.
Wnioski i notatki przez SMS
Pracownicy zgłaszają urlopy, wyjątki i notatki do kadr prostym SMS-em. Wdrożenie przebiegło płynnie, bo zespół korzysta z narzędzia, które ma zawsze pod ręką.
- Urlopy, wyjątki i notatki zgłaszane prostym SMS-em.
- Zgłoszenia trafiają do właściwych osób (kadry / przełożony) bez dodatkowych kroków.
- Historia zgłoszeń i potwierdzenia — bez papieru.
- Wyeliminowano błędy w komunikacji i ręczne przekazywanie informacji.
- Pracownicy mogą zgłosić urlop zawsze i wszędzie — bez biegania z papierami do biura czy kierownika.
Pełna widoczność w Outlooku
Kierownik nie musi logować się do systemu – widzi nieobecności swojego zespołu w kalendarzu Outlook, skąd błyskawicznie zatwierdza wnioski zgłoszone przez SMS.
- Nieobecności widoczne bezpośrednio w Outlooku.
- Zatwierdzanie zgłoszeń bez logowania do dodatkowego systemu.
- Wszystkie urlopy są w jednym miejscu i są łatwe do wglądu.
- Planowanie pracy zespołu stało się przejrzyste i pozbawione konfliktów terminowych.
Cyfrowe paski płac
Każdy pracownik otrzymuje informacje o wynagrodzeniu bezpośrednio na telefon.
- Paski płac dostarczane bezpiecznie na telefon pracownika.
- Koniec z drukowaniem i ręczną dystrybucją dokumentów.
- Informacje docierają do zespołu bezpiecznie i szybko, nawet gdy pracownicy nie są obecni w firmie.
- Większa klarowność rozliczeń przełożyła się na mniejszą liczbę pytań do działu kadr.
Wyniki i efekty wdrożenia
Współpraca Novo-Pak z Datar udowodniła, że cyfryzacja kadr w firmie produkcyjnej może być procesem szybkim, jeśli postawi się na prostotę i znane narzędzia:
Szybsze zamknięcie miesiąca
Automatyzacja agregacji danych pozwoliła na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie listy płac i ostateczne rozliczenie okresu.
Precyzyjne rozliczenie na podstawie bramek
Dzięki asystentowi, rozliczanie czasu pracy odbywa się bezpośrednio w oparciu o dane RCP, co wyeliminowało błędy wynikające z ręcznego przepisywania godzin.
Całkowita eliminacja papieru
Pełne odejście od fizycznych list obecności na rzecz przejrzystych raportów generowanych przez asystenta.
Błyskawiczna adopcja
Przejście na obsługę przez SMS zostało pozytywnie przyjęte przez pracowników. Brak konieczności instalowania nowych aplikacji sprawił, że wdrożenie przebiegło płynnie i bez zakłóceń.
Wygoda dla kadry zarządzającej
Dzięki integracji z kalendarzem Outlook, zarządzanie zespołem stało się częścią codziennej rutyny biurowej, bez konieczności przełączania się między wieloma systemami.
Pełne bezpieczeństwo i historia
Każdy wniosek, notatka i korekta są zarejestrowane przez asystenta, co zapewnia przejrzystość i łatwość weryfikacji danych.
Chcesz zautomatyzować HR w swojej firmie produkcyjnej bez wdrażania skomplikowanych narzędzi?
calendar_add_on Umów bezpłatną prezentację asystenta